参加一个展会必需要做「展前准备」、「展中行销」与「展后处理及行销」等三个阶段的准备，分别说明如下：
展前准备
由于展前准备事项繁多，所以最好成立一个专案团队，订定各单位的权则，在分配人员工作内容，团队小组除负责与主办单位连络外，并召开会议就参展目的、主题、目标、预算及应注意事项，拟定成各项的工作计画书（如展品、装潢、展览行销、人员训练及后勤支援计画等），展前准备工作必须配合主办单位之进度，依照展览举办时程的不同，最早可能在展出前一年多就必须开始，至少亦须于展前半年推动。
展前准备在分为五个重点：
一：周全的展前企划
洽订摊位为第一步：为了确保可以收到最新参展资讯，建议主动与主办单位联系，以确保获知展览最新消息。主办单位会准备简单的报名表，供参展厂商填写并申请摊位，其内容通常是公司基本资料、摊位租金以及所需的摊位尺寸等。摊位洽订通常在展前9至10个月就必须向主办单位报名。如确定参展时必须尽早与主办单位联系，及早报名以争取较佳位置。
参展须知:如何成功的参加一次展会?
填妥报名表就是参展报名的第一步，主办单位在收到报名厂商的申请表后，会进行摊位分配，分配完成后，会将结果通知参展厂商，并请报名厂商确认。越热门的展览，在主办单位摊位分配后，越不易更换摊位。所以及早订位，以取得有利的位置。摊位确认后，主办单位会寄请款单要求支付订金或头期款。等收到所有款项后，会寄送发票给参展单位。
二：精选展品项目
参展用之展品及宣传品务必要提早准备，且必须与参展进度相配合。为确保展品能符合观展者的需要，参展商必须要有严谨的挑选展品步骤，先要拟定展品主题的内容，以配合展会的品项的属性，其次，将所开发出来的展品与设定的主题及目标客户需求相较，最后决定所要的参展的展品。在来，应就最终选定的展品制作基本资料及宣传品，以供展场接待客户人员介绍展品之依据。展场常见的宣传品包括产品型录、工作人员名片、DM、手提袋、CD等。
三：周详人员的训练
由于，展览期间短暂，参展商必须训练一批展场人员，要让买家在短时间内即能明了展示产品，并立即解答询问内容，以留住或接待更多的有效客户。首先，在展场人员的遴选上，参展人员需有愉快、开朗、外向、诚恳、亲切等人格特质、在以具专业知识、表达能力强、具有健康身体与旺盛精力，更要有执行团队分工合作的素养。其次，对展场人员的产品专业知识训练上，要让参展人员彻底了解参展的目的。其次在产品特点、产品服务规格、包装方式及制造流程、价格、交易条件等内容等，有问不倒的专业知识、要倒背如流型录内容。最后则必须针对接待技巧进行演练，如客户莅临摊位、接近客户、展示摊位、现场报价、缔结签约及送客等方面的接待技巧。